Wat is salarisadministratie en hoe houd je het bij?

Voor de meeste ondernemers is het een vervelende klusje; loonstrookjes maken, declaraties verwerken en jaaropgaven invullen. Toch is het noodzakelijk om als werkgever een salarisadministratie bij te houden. Zo krijgt de Belastingdienst een inzage in loonbetalingen en gegevens van het personeel. Daarnaast worden incorrecte uitbetalingen voorkomen.

Het bijhouden van salarisadministratie is verplicht als je personeel in dienst hebt. Je moet als werkgever een aantal zaken goed op orde hebben. Denk aan de loonbelastingverklaringen, verminderingsbeschikkingen en reiskostenvergoedingen. Het kan soms lastig zijn om dit alles goed bij te houden, vooral als je een groot aantal personeel in dienst hebt.

In dit artikel zul je leren wat salarisadministratie precies is, hoe je dit bijhoudt en waarom dit zo belangrijk is.

Wat is salarisadministratie?

Salarisadministratie is de administratie van de financiële en fiscale gegevens voor je medewerkers. Salarisadministratie wordt ook wel loonadministratie genoemd, vaak worden ze door elkaar gebruikt. Alle kosten van het personeel worden hier bijgehouden, denk aan de basissalaris, declaraties, vergoedingen en alles wat verder nodig is om een loonstrook te maken. Al deze gegevens komen namelijk terug op de loonstrookjes of jaaropgaven.

Met een salarisadministratie heb jij als werkgever een goed inzicht in de loonkosten. Je bepaalt niet alleen het netto bedrag dat je aan je werknemers overmaakt, maar ook hoeveel loonheffingen er afgedragen moet worden aan de Belastingdienst. Het is belangrijk dat dit proces zorgvuldig wordt uitgevoerd, zodat personeelsleden tijdig en correct hun loonstrook ontvangen.

Niemand wilt zijn werknemers incorrect uitbetalen. Dit kan immers het vertrouwensband tussen werkgever en personeel nadelig beïnvloeden en het is geen pretje om verkeerd uitbetaalde salarissen achteraf te moeten corrigeren. Je wilt daarnaast niet dat de Belastingdienst ontevreden is door ongewenste of slordige fouten. Het bijhouden van salarisadministratie is dus essentieel.

Een van de belangrijkste onderdelen van salarisadministratie is de loonstrook. Een loonstrook is een document met allerlei gegevens over de salarissen van je werknemers. Hieronder vind je de vereiste gegevens voor een loonstrook:

  • Brutoloon
  • Loonheffing
  • Bijdragen over pensioen, opleiding of sociale fondsen
  • Netto onkostenvergoeding
  • Nettoloon

Het is belangrijk dat je de loonstroken, overzichten en jaaropgaven goed bewaart. De Belastingdienst heeft het recht om je lastig te vallen met vragen betreft de salarisadministratie. Als je nieuw personeel aanneemt, moet je overigens altijd een kopie ID, arbeidsovereenkomst en een loonbelastingverklaring bewaren.

Hoe houd je een salarisadministratie bij?

Zoals eerder vermeld is het bijhouden van een loonadministratie essentieel voor elke organisatie waarin mensen werken. Als jij als werkgever inhoudingsplichtige bent en minimaal één werknemer in dienst hebt die salaris ontvangt voor zijn werkzaamheden, is het verplicht om loonadministratie bij te houden. Als inhoudsplichtige moet je dan de loonbelasting en de premie volksverzekeringen bijhouden en opsturen naar de Belastingdienst.

Voordat je een loonadministratie kunt uitvoeren, moet je weten welke werkzaamheden ervoor nodig zijn. Het gaat om de volgende werkzaamheden:

  1. Vastleggen van werknemersgegevens
  2. Registratie van de gemaakte uren (en ziekte)
  3. Berekening van salarissen
  4. Berekening loonheffingen en doorgeven aan de Belastingdienst
  5. Bijhouden van extra salarisbetalingen
  6. Opnemen van werknemersvoordelen
  7. Opstellen van jaaropgaven voor werknemers
  8. Werknemers uitbetalen
  9. Loonkosten bewaren

Al deze punten moeten dus een voor een worden vermeld in de salarisadministratie. Het is uiterst belangrijk dat dit correct wordt gedaan.

Salarisadministratie zelf doen of uitbesteden?

Als je ervoor kiest om salarisadministratie zelf bij te houden, dan ben jij de inhoudsplichtige. Je moet dan alle berekeningen en belastingen zelf inhouden en afdragen aan de Belastingdienst. Dit moet uiteraard nauwkeurig en voorzichtig worden gedaan, anders loop je het risico op boetes.

Salarisadministratie bijhouden is een hoop werk en kan niet voor iedereen even makkelijk zijn. Gelukkig heb je een tweede optie; salarisadministratie uitbesteden aan een ervaren salarisadministrateur. Van Tricht MKB is een ervaren advies- en administratiekantoor en levert diensten op alle gebieden van de financiële dienstverlening. Onze professionals hebben ervaring met het bijhouden van salarisadministratie en weten precies waar ze allemaal op moeten letten.

Een goede loonadministratie is de basis van je bedrijf. Als je het bijhouden van salarisadministratie aan ons overlaat, dan zijn wij de inhoudsplichtige en hoef jij je er geen zorgen meer over te maken. De jaaropgaven, loonstroken en loonstaten houden wij allemaal nauwkeurig bij. Bij ons ben je in goede handen!

Heb je verder nog vragen of twijfels? Aarzel niet om direct contact met ons op te nemen. Samen komen we tot een oplossing.

Salarisadministratie bijhouden? Van Tricht MKB regelt alles voor jou!